訪問前(事前・前日)に送る確認メールの例文まとめ【会社訪問・OB訪問など】 | スクールレスキュー

訪問前(事前・前日)に送る確認メールの例文まとめ【会社訪問・OB訪問など】

会社などを訪問する際は、2~3日前や前日に確認のメールを送ることが通常です。

この確認メールには、相手方に訪問することを思い出してもらうというリマインドの意味と、日時や場所などの最終確認をする意味があります。

すでに訪問の予約(アポ)は取り付けてあって、日時や場所などが正確に決まっている場合でも、こうしたメールを送ることはとても丁寧ですし、無用なすれ違いを避けることもできます。

そこで今回の記事では、訪問前(事前・前日)に送る確認メール・挨拶の例文とポイントを取り上げます。

特にこうしたメールを送るのにあまり慣れていない学生の方などは要チェックです。

訪問前に送るメールのポイント

既に訪問の約束自体は済ませてあり、「あとは会うだけ」という段階のメールであれば、メールの文章はできるだけ簡潔にまとめることが肝要です。

書くべき内容としては、訪問の約束をしていただいたことへ感謝の気持ちと、訪問日時・場所の最終確認、場合によっては変更点・不都合があれば教えてほしい旨の一文も加えるといいでしょう。

【書くべき内容】
①訪問の約束をしていただいたことへの感謝
②訪問日時・場所の最終確認
③変更点・不都合があれば教えてほしい旨

ちなみに、最終「確認」といっても、

「○○でよろしかったですか?」

といった表現は少し失礼な印象を与えますので、できれば避けたほうがいいでしょう。

こうしたメールは最終的には日本語力や常識がものを言いますので難しいところですが、以下の例文をぜひ参考にしてみてください。

訪問前に送るメールの例文

それでは、以下から具体的な例文を紹介していきます。

いくつかパターンを用意しましたので、気に入った表現やフレーズがあればぜひ組み合わせて使ってみてください。

▼例文1 ※会社訪問、OB訪問等
お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○と申します。
先日はOB訪問にご快諾いただき、ありがとうございました。
明日○○時○○分、貴社近くのカフェへお伺いします。
もし差し支えや変更点等ございましたらお申しつけくださいませ。
明日はお会いできることを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
▼例文2 ※営業、商談、打ち合わせ等
平素よりお世話になっております。
○○会社○○部の○○○○と申します。
先日は訪問をご了承いただき、ありがとうございました。
○○月○○日、○○時○○分ごろ貴社オフィスへお伺いします。
もし不都合な点や変更点などございましたらお気軽にお知らせくださいませ。
当日はお会いできることを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
▼例文3
お世話になります。○○○○と申します。
先日は面会(面談)のお約束をいただき、ありがとうございました。
お忙しいところ恐縮ですが、○○日の○○時○○分にごろお伺いします。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
▼例文4
お世話になっております。
○○会社○○部、○○○○と申します。
お約束のお日にちが近づいてまいりましたので、確認のためご連絡させていただきました。
○○月○○日○○時○○分ごろ、○○さまのご自宅へお伺いします。
もしご不明な点などがございましたらお気軽にお尋ねくださいませ。
当日はお目にかかれることを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
メールですので、基本的には1文ごとに改行するのが基本です。

なお、正確な日本語・敬語というのは案外難しいものですし、人によって言っていることが違ったり、本来誤用である表現が一般的になっていたりもします。

そのため、あまり細部にはこだわらず、読み返してみて失礼のない表現であればOKです。

ちなみに、常識かもしれませんが、メールの文頭には「○○様」と相手方の名前を書き、末尾には自分の名前を書きます。

件名については以下の項目で取り上げます。

訪問前に送るメールの件名は?

メールを送る際は件名も意外と重要で、たくさんのメールが届いている人であれば、埋もれてしまったり、開いてもらえなかったりする可能性もあります。

そのため、メールの件名はできるだけ「あの件だ」と一目で分かってもらえるようなものにするのが重要です。

▼件名の例
「○○日にお伺いします。○○○○と申します。」
「○○○○と申します。○○日の訪問の件につきまして」
「○○日はよろしくお願いいたします。○○○○です。」

件名は、見る端末によっては途中で途切れてしまいますので、冒頭にいきなり日付や名前を持ってきたほうがいいでしょう。

訪問前メールを送るのは前日?2~3日前?

最後になりますが、そもそも訪問前メールはいつ送ればいいのでしょうか?

この点については、正直ケースバイケースです。

例えば、1週間前に約束を取り付けたばかりなのに訪問2~3日前にリマインドメールを送るのは、少し立て続けな印象を与えます。この場合は前日でいいでしょう。

逆に1か月以上前などに約束を取り付けたなら、3~4日くらい前に、

「約束の日が近づいてますよ」

という意味で一度メールを送るのが適切といえます。

このあたりは相手方の関係性や、約束を取り付けた時期によって自然なタイミングというのは変わってきますので、あまり断定するような情報を鵜呑みにしないほうがいいかもしれません。

場合によっては、当日の午前くらいが適切な場合もあるでしょう。

今回のまとめ

以上、訪問する前(事前・前日)に送る確認メール・挨拶について取り上げました。

こうしたメールをきちんと丁寧に送ることで、特に初対面であれば非常に印象が良くなります。

ぜひ今回紹介した例文を参考に、失礼のない表現を考えてみてください。

コメント

タイトルとURLをコピーしました