部活が活動していく上で必要な資金である部費ですが、その徴収・集金には意外と気を遣うものです。
部費は比較的少額であるとは言え、お金を支払ってもらう以上、ある程度丁寧な文章・メールが求められます。
そこで今回の記事では、部費の徴収・集金のお願いの例文とポイントについて考察してみました。
部費の徴収・集金をお願いする際のポイント
部費の徴収・集金は、すでにその旨を周知していて、支払いが遅れている方に払ってもらいたいだけなら、そのことを簡潔に伝えればいいのかもしれません。
しかし、これから周知する段階であれば、そもそも部費の存在を知らない方・保護者もいるかもしれませんし、使用目的（使途・用途）などもあまり理解されていないかもしれません。
そこで、集金のお願いでは、まず部費を集金すること自体にご理解とご協力をお願いするとともに、部費の使用目的（使途・用途）もある程度具体的に書いたほうがいいでしょう。
ただ、見積書とかではないので、何に具体的にいくらかかるのか、までの説明は基本的には必要ないと思います。
文書・メールの流れとしては以下のとおりです。
①時候の挨拶
②日ごろの感謝
③部費の集金にご協力いただきたい旨
④部費の使用目的（使途・用途）
⑤その他（おつりが出ないようにしてほしい旨など）
学校の部活レベルであれば、そこまでかしこまった文章にする必要はないでしょう。
形式的な時候の挨拶も省いてしまってかまいません。
また、「徴収」という言葉も使わない方が無難です。
また、全てを文章で書くとわかりにくいので、集金額や集金期間、集金担当者、支払い先・振込み先、連絡先などの事務的なことは箇条書きで書くといいでしょう。
【箇条書きの具体例】
・集金額 5000円
・集金期間 9月1日～9月30日
・お支払い先 ○○部顧問まで
以上を前提に、次の項目で集金の例文を取り上げます。
部費の徴収・集金のお願いの例文【文書・メール】
日ごとに秋の気配を感じる今日この頃、皆さまにおかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素は○○中学校○○部の活動にご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。
さて当部活におきましては、練習道具の買い替えやユニフォーム代、遠征費等に充てるため、部員保護者の皆さまには部費の集金をお願いしておりまして、今年度もご協力いただきたいと存じます。どうぞご理解のほど、よろしくお願いいたします。
もしご不明な点、ご質問等ございましたら、下記連絡先までご連絡いただきましたら幸いです。
・集金額 部員1人あたり5000円
・集金期間 10月末まで
・お支払い先 ○○部顧問まで
・連絡先 ○○○-○○○○‐○○○○
なお、不躾なお願いで恐れ入りますが、おつりが出ませんようご協力お願いいたします。
あまり保護者にメッセージを送る機会もないと思いますので、場合によっては冒頭に直近の活動報告などを書いてもいいかもしれません。
その上で、さらに部活の活動を充実させていくためにこの度部費を集金する、という流れに持っていくとある程度スムーズでしょう。
今回のまとめ
以上、部費の徴収・集金のお願いの例文とポイントについてでした。
ある程度センシティブなものではあるので、もし例文の表現や記載内容等に違和感・ご意見等あれば、ぜひコメント欄にお寄せいただければと思います。
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